Outsourcing IT vs własny dział IT - porównanie kosztów

Decyzja między outsourcingiem IT a własnym działem informatycznym to jedno z najważniejszych wyborów strategicznych dla firmy. Koszty to tylko jeden z wielu czynników, ale często decydujący. W tym artykule przeanalizujemy szczegółowo koszty obu opcji i pomożemy Ci podjąć świadomą decyzję.

Koszty własnego działu IT

Koszty bezpośrednie

Własny dział IT wiąże się z szeregiem kosztów, które często są niedoceniane:

Wynagrodzenia:

• Administrator systemów: 8 000 - 12 000 PLN/miesiąc
• Specjalista bezpieczeństwa: 10 000 - 15 000 PLN/miesiąc
• Helpdesk: 4 000 - 6 000 PLN/miesiąc
• Kierownik działu IT: 12 000 - 18 000 PLN/miesiąc

Koszty pracodawcy:

• Składki ZUS: ~20% wynagrodzenia
• Urlopy: ~20 dni roboczych rocznie
• Zwolnienia lekarskie: średnio 10-15 dni rocznie
• Szkolenia i certyfikaty: 5 000 - 15 000 PLN/rok na osobę

Ukryte koszty własnego działu IT

Wiele firm nie uwzględnia wszystkich kosztów:

1. Rekrutacja i onboarding - 15 000 - 30 000 PLN na osobę
2. Narzędzia i oprogramowanie - 500 - 2 000 PLN/miesiąc na osobę
3. Infrastruktura biurowa - miejsce, sprzęt, energia
4. Koszty zastępstwa - podczas urlopów i zwolnień
5. Aktualizacja wiedzy - ciągłe szkolenia i certyfikaty

Przykład dla małej firmy (20 pracowników):

• 1 administrator: 10 000 PLN/miesiąc
• Koszty pracodawcy: ~2 000 PLN/miesiąc
• Narzędzia i oprogramowanie: 1 500 PLN/miesiąc
• Szkolenia i certyfikaty: 1 000 PLN/miesiąc (średnio)
• Łącznie: ~14 500 PLN/miesiąc

Koszty outsourcingu IT

Przejrzysta struktura kosztów

Outsourcing IT oferuje przewidywalne, miesięczne koszty:

Dla małej firmy (do 20 pracowników):

• Podstawowa obsługa: 3 000 - 8 000 PLN/miesiąc
• Monitoring 24/7: wliczone
• Wsparcie techniczne: wliczone
• Backup i bezpieczeństwo: wliczone

Dla średniej firmy (20-100 pracowników):

• Kompleksowa obsługa: 8 000 - 25 000 PLN/miesiąc
• Wszystkie usługi w jednej cenie
• Brak ukrytych kosztów

Co wchodzi w cenę outsourcingu IT?

Profesjonalna firma outsourcingowa zapewnia:

• Zespół specjalistów - dostęp do różnych ekspertów
• Automatyczny monitoring i dostępność infrastruktury 24/7 - ciągłe monitorowanie systemów
• Monitoring proaktywny - wykrywanie problemów zanim się pojawią
• Backup i disaster recovery - kompleksowa ochrona danych
• Aktualizacje i patche - systemy zawsze aktualne
• Zarządzanie bezpieczeństwem - ochrona przed cyberzagrożeniami

Porównanie TCO (Total Cost of Ownership)

Scenariusz 1: Mała firma (20 pracowników, 2 serwery)

Własny dział IT:

• Wynagrodzenie administratora: 10 000 PLN/miesiąc
• Koszty pracodawcy: 2 000 PLN/miesiąc
• Narzędzia: 1 500 PLN/miesiąc
• Szkolenia (średnio): 1 000 PLN/miesiąc
• Łącznie: 14 500 PLN/miesiąc = 174 000 PLN/rok

Outsourcing IT:

• Kompleksowa obsługa: 6 000 PLN/miesiąc
• Łącznie: 6 000 PLN/miesiąc = 72 000 PLN/rok

Oszczędność: 102 000 PLN/rok (59%)

Scenariusz 2: Średnia firma (50 pracowników, 5 serwerów)

Własny dział IT:

• 2 administratorów: 20 000 PLN/miesiąc
• Koszty pracodawcy: 4 000 PLN/miesiąc
• Narzędzia: 3 000 PLN/miesiąc
• Szkolenia: 2 000 PLN/miesiąc
• Łącznie: 29 000 PLN/miesiąc = 348 000 PLN/rok

Outsourcing IT:

• Kompleksowa obsługa: 15 000 PLN/miesiąc
• Łącznie: 15 000 PLN/miesiąc = 180 000 PLN/rok

Oszczędność: 168 000 PLN/rok (48%)

Kiedy outsourcing IT się opłaca?

Outsourcing IT jest szczególnie opłacalny gdy:

1. Firma ma mniej niż 100 pracowników - koszty własnego działu są nieproporcjonalnie wysokie
2. Potrzebujesz specjalistycznej wiedzy - outsourcing daje dostęp do ekspertów z różnych dziedzin
3. Wymagasz dostępności 24/7 - własny dział IT nie może zapewnić ciągłego wsparcia
4. Chcesz przewidywalnych kosztów - outsourcing eliminuje niespodziewane wydatki
5. Potrzebujesz elastyczności - łatwe skalowanie w górę i w dół

Kiedy własny dział IT może być lepszy?

Własny dział IT może być lepszym wyborem gdy:

1. Firma ma powyżej 200 pracowników - może być opłacalne ekonomicznie
2. IT jest core business - firma technologiczna potrzebuje własnego zespołu
3. Wymagania są bardzo specyficzne - unikalne systemy wymagające dedykowanego zespołu
4. Kwestie bezpieczeństwa i compliance - niektóre branże wymagają pełnej kontroli

Jak oszacować koszty dla swojej firmy?

Aby dokładnie oszacować koszty obsługi IT dla swojej firmy, skorzystaj z naszego kalkulatora kosztów obsługi IT. Kalkulator uwzględnia:

• Liczbę użytkowników
• Liczbę serwerów
• Systemy krytyczne
• Wymagania dotyczące dostępności

Podsumowanie

Outsourcing IT w większości przypadków jest znacznie tańszy niż własny dział IT, szczególnie dla małych i średnich firm. Oszczędności mogą wynosić nawet 50-60% rocznie, przy jednoczesnym zapewnieniu lepszej dostępności i specjalistycznej wiedzy.

Kluczowe korzyści outsourcingu IT:

• Niższe koszty - oszczędności 50-60% w porównaniu do własnego działu
• Przewidywalne koszty - brak niespodziewanych wydatków
• Automatyczny monitoring i dostępność infrastruktury 24/7 - ciągłe monitorowanie systemów
• Specjalistyczna wiedza - dostęp do ekspertów z różnych dziedzin
• Elastyczność - łatwe skalowanie

Jeśli zastanawiasz się nad wyborem między outsourcingiem IT a własnym działem, skontaktuj się z nami. Pomożemy Ci oszacować koszty i wybrać najlepsze rozwiązanie dla Twojej firmy.

---

Chcesz oszacować koszty obsługi IT dla swojej firmy? Skorzystaj z naszego kalkulatora kosztów obsługi IT lub umów bezpłatną konsultację.